В современном мире наблюдается активное развитие цифровых технологий. Все большим объемом информации наполняется и интернет. Жизнь и работа в подобных условиях требует от человека максимального усовершенствования всех процессов его деятельности. Постепенно бумажные носители информации утрачивают свою роль и свое назначение – появляются электронные системы данных. Сегодня в период всеобщей оптимизации документооборота особую популярность получают электронные архивы. Они представляют собой специальные хранилища, куда помещается огромное количество нужных бумаг, схем, отчетов, кадровых дел, проектных чертежей и изображений. Все, что ранее было на бумаге, сегодня получает оцифровку, а в случае ненужности производится утилизация архивных документов. Понятно, что объемы, которые включают подобные системы, могут достигать огромных чисел. Как человеку ориентироваться в таких масштабах и как найти нужный отчет или дело – рассмотрим более подробно.
Так как электронный архив представляет собой строго структурированную базу данных, то все в ней, если выразиться простым языком, разложено по полочкам. Оптимизация документооборота той или иной компании предполагает систематизацию всех внесенных в систему бумаг. Упорядочить их необходимо по определенным параметрам: номеру, содержанию, внешним признакам, дате и т.д. Все это (удобство расположения и пронумерованность) существенно облегчает поиск того или иного файла в огромном информационном потоке. Важно и то, что электронный архив многофункционален, что делает его незаменимым помощником в любом делопроизводстве. Понятно, что он представляет собой незамкнутую систему: архив постоянно пополняется тем или иным объемов документов (в том числе отсканированными кадровыми делами или бухгалтерскими отчетами). Сотрудники, имеющие доступ к этой базе способны вносить необходимые изменения, в том числе удалять залежавшиеся, не представляющие никакой ценности файлы. Кроме того, современные архивы принимают информацию от других систем, с которыми работает данная компания. На любом предприятии ведется контроль и учет архивных данных. Электронные базы также позволяют это делать: в этом случае выданный оригинал или копия того или иного документа фиксируется в системе. Очень важно, что вся внесенная в архив информация хранится долгое время: система обеспечивает сохранность каждого имеющегося файла, его конфиденциальность и своевременную утилизацию.