Власник, який не може поїхати на тиждень, має не бізнес, а роботу без вихідних. Підготовка до відпустки це найчесніша перевірка того, наскільки справи залежать від однієї людини. Матеріали про організацію роботи публікує портал businessidea.com.ua.
За місяць до відпустки
- Визначте точні дати відсутності
- Складіть перелік усіх своїх задач
- Відмітьте, що можна виконати заздалегідь
- Відмітьте, що можна відкласти
- Відмітьте, що треба передати
- Визначте, хто що виконує
- Попередьте працівників, клієнтів і постачальників
Другий крок зазвичай дає найбільше інформації. Перелік власних задач показує, скільки з них взагалі ніде не описані й існують лише у вашій голові.
Що передати обовʼязково
- Приймання звернень від клієнтів
- Поточні замовлення й строки по них
- Платежі, строк яких настає
- Звʼязок з постачальниками
- Вирішення типових питань
- Доступ до потрібних сервісів
- Контакти на екстрений випадок
Третій пункт пропускають найчастіше, і наслідки найнеприємніші. Пропущений платіж за час відпустки обертається простроченням, яке вирішувати складніше за саму суму.
Що підготувати письмово
| Документ | Що містить |
|---|---|
| Перелік поточних замовлень | Клієнт, строк, стан, умови |
| Відповіді на часті питання | Що казати клієнтам |
| Платіжний календар | Що й коли платити |
| Контакти | Постачальники, партнери, фахівці |
| Порядок дій при проблемах | Хто що вирішує |
| Межі повноважень | Що можна вирішувати без вас |
Останній рядок головний. Без визначених меж заміна або зупиняє все до вашого повернення, або ухвалює рішення, яких ви не очікували.
Межі повноважень
- Які рішення можна ухвалювати самостійно
- До якої суми можна витрачати
- Які знижки можна давати
- Які замовлення можна приймати
- Що робити з нестандартним запитом
- У яких випадках звертатись до вас
- Чого не робити в жодному разі
Шостий пункт варто сформулювати вузько. Якщо звертатись можна з будь-чим, відпустки не буде, а якщо ні з чим, рішення ухвалять без вас.
Як попередити клієнтів
- Попередьте постійних заздалегідь
- Скажіть, хто відповідатиме за їх питання
- Завершіть замовлення зі строками в період відсутності
- Не беріть нових замовлень на цей період без запасу
- Налаштуйте автоматичне повідомлення
- Вкажіть, коли повернетесь
- Лишіть спосіб звʼязку для справді термінового
Третій пункт знімає більшість ризиків. Замовлення, що завершуються до вашого відʼїзду, не стають проблемою заміни.
Що зробити останнього тижня
- Перевірте, що всі доступи передані й працюють
- Пройдіть по переліку задач разом із заміною
- Переконайтесь, що платежі заплановані
- Перевірте запас матеріалів і товару
- Завершіть усе, що можна завершити
- Залиште письмові інструкції в доступному місці
- Домовтесь про формат звʼязку з вами
Перший пункт перевіряйте фактично, а не на словах. Доступ, який «має працювати», у день потреби часто вимагає підтвердження саме від вас.
Звʼязок під час відпустки
- Визначте, у яких випадках вас турбувати
- Домовтесь про час однієї перевірки на день
- Не беріть на себе поточні рішення дистанційно
- Не перевіряйте все постійно: це не відпустка
- Лишіть один канал для справді термінового
- Довіряйте заміні в межах її повноважень
Третій пункт порушують найчастіше. Власник, який вирішує все дистанційно, не відпочиває й одночасно не дає заміні навчитись.
Якщо передати нікому
- Плануйте відпустку на найспокійніший період
- Завершіть усі замовлення до відʼїзду
- Не беріть нових на цей період
- Попередьте клієнтів заздалегідь
- Налаштуйте автоматичне повідомлення з датою повернення
- Заплануйте платежі заздалегідь
- Визначте фіксований час на перевірку звернень
Останній крок дає компроміс. Пів години на день на перегляд звернень зберігає клієнтів і все одно залишає відпустку відпусткою.
Після повернення
- Перегляньте, що відбувалось за час відсутності
- Розберіть ситуації, які вирішувались без вас
- Зʼясуйте, яких інструкцій не вистачало
- Доповніть описи процесів саме в цих місцях
- Подякуйте тим, хто тримав роботу
- Відмітьте, що варто передати постійно
Останній пункт перетворює відпустку на інструмент. Задачі, які хтось виконував тиждень без вас, зазвичай можна передати й надалі.
Типові помилки
- Не визначати межі повноважень заміни
- Не планувати платежі на період відсутності
- Брати замовлення зі строком у відпустці
- Не перевіряти доступи фактично
- Не попереджати клієнтів і постачальників
- Вирішувати все дистанційно самому
- Не лишати письмових інструкцій
- Не розбирати після повернення, чого бракувало
Часті питання
Чи можна поїхати, якщо працюєш сам
Так, з підготовкою: завершити замовлення, попередити клієнтів, налаштувати повідомлення. Плануйте на спокійний період і не беріть нових замовлень на ці дні.
Кому передати справи, якщо немає працівників
Частину задач можна передати разовому виконавцю або зовнішній послузі. Платежі заплануйте заздалегідь, а звернення переглядайте фіксований час на день.
Чи повідомляти клієнтів про відпустку
Постійних так, заздалегідь. Решті достатньо автоматичного повідомлення з датою повернення.
Як часто перевіряти робочі повідомлення
Один фіксований раз на день достатньо в більшості випадків. Постійна перевірка не дає ні відпочинку, ні довіри до заміни.
Що робити, якщо виникла серйозна проблема
Для цього й потрібен один канал для термінового й визначені випадки звернення. Усе інше має вирішуватись у межах повноважень заміни.
Наскільки наперед планувати відпустку
Хоча б за місяць, щоб завершити замовлення й передати задачі. За тиждень підготувати передачу зазвичай не вдається.
Чи платити заміні додатково
Якщо обсяг роботи суттєво зростає, це справедливо. Домовтесь про це заздалегідь, а не після повернення.
Як зрозуміти, що бізнес готовий до відсутності
Якщо типові задачі виконуються без вас і є письмові інструкції з межами повноважень. Якщо ні, підготовка покаже саме ці прогалини.
Головне
Почніть за місяць з переліку всіх своїх задач: він покаже, що взагалі ніде не описано. Обовʼязково заплануйте платежі на період відсутності й передайте доступи, перевіривши їх фактично. Визначте межі повноважень заміни: до якої суми, які знижки, коли звертатись до вас. Не беріть замовлень зі строком у відпустці. А після повернення розберіть, яких інструкцій бракувало, і доповніть описи.