Работа вне офиса — модернизация трудового процесса

На работе — вне работы

Можно ли ввести запрет на пользование социальными сетями после одиннадцати часов вечера? Правильно ли отвечать на входящую почту в два часа ночи? Удобно ли посылать СМС в пять утра начальнику, объясняя, что ты не придешь на работу? Об этом и многом другом приходится задумываться сегодня всем, так как в обществе развивается новая тенденция  — контроль своих сотрудников, а также выполнение должностных обязанностей в нерабочее время. На данный момент это все обосновано тем, что  практически все работники того или иного предприятия имеют постоянный доступ к различным информационным ресурсам и остаются мобильными даже тогда, когда уезжают отдыхать на природу. И обществу сейчас необходимо понять, как и когда можно использовать эту возможность, а в каких ситуациях лучше подождать начала нового трудового дня.

Офис в соцсети

Как говорит опыт работы людей в разных странах, все сводится к тому, что многие сотрудники ведут свою работу не из офиса, а находясь в командировках или на семинарах. Например, в США более пятидесяти процентов предприятий и организаций разрешили своим сотрудникам вести трудовую деятельность, не выходя из дома, что не сказалось на прибыльности данных фирм.

Однако такого нельзя сказать о российских работниках, относящихся к «офисному планктону». А это повлияло несколько факторов: во-первых – практически все начальники отделов, департаментов и филиалов привыкли вести постоянный и непосредственный контроль над своими подчиненными, не гнушаясь прослушиванием телефонных разговоров, проверки электронной почты и аккаунтов в соцсетях.  Второй момент заключается в том, что не каждый менеджер сможет организовать у себя дома рабочее место, которое будет отвечать всем необходимым требованиям. Однако быть мобильным должен практически каждый сотрудник офиса, ибо это является ключевым моментом в современной деловой среде. Мобильность работника должна заключаться в следующем: он должен максимально оперативно отвечать на присланные в электронную почту письма, независимо от того, где он находится в офисе или в командировке, а также, по возможности, вести деловые переговоры, используя социальные сети.

Для того, чтобы работник был полностью обеспечен все необходимым для работы вне офиса, предприятию приходится ему предоставлять все, что для этого требуется: и доступ к облачным хранилищам, и унифицированные коммуникационные системы, и различные технологии, связанные с мобильными гаджетами, а также необходимая информационная безопасность. Кроме того руководству предприятия необходимо учитывать и то, каким мобильным устройством пользуется сотрудник.

Если верить полученным от компании Akamai Technologies данным, то скорость передачи информации в российских мобильных интернет сетях  выше, чем в американских (шесть мегабит в России против пяти мегабит в США), следовательно, основа для мобильного ведения бизнеса уже заложена, необходимо теперь правильно воспользоваться предоставленной возможностью.

Экономия и экономика

Хотелось бы отметить еще и тот факт, что в России многие руководители не спешат тратиться на модернизацию своего бизнеса, так как это несет за собой немалые финансовые затраты, поэтому экономический фактор довлеет над разумными решениями. Однако есть и такие, кто понимает, что плата за предоставления необходимых мобильных услуг для своих работников, которые хотят работать дома, может оказаться гораздо ниже, нежели плата за аренду помещений, складов, а также оплата услуг технического персонала.  Кроме того руководству не придется закупать офисное оборудование, мебель и другие мелочи, что тоже значительно экономит бюджет компании.

Стоит еще обратить внимание на то, что социологический опрос, проведенный Cisco Connected World Technology Report, показал, что более чем сорок  процентов респондентов согласятся на небольшое снижение заработной платы взамен на более свободное и гибкое пространство рабочей среды. Для примера можно привести то, что при работе на дому, работник не растрачивает лишнее время на дорогу с из дома на работу и обратно, а время в наши дни является самым бесценным ресурсом.

Данные еще одной экспертной компании показали, что шестьдесят четыре процента сотрудников, которые предпочитают работать удаленно, используют планшеты, и аналитики считают, что эта цифра до конца года увеличится до восьмидесяти процентов. Сегодня многие стремятся к тому,  чтобы личные проблемы и рабочие задачи решались бы с помощью одного устройства.

Практика уже показала, что предоставление сотрудникам свободы в действиях,  при условии того, что они всегда будут доступны для решения текущих задач, связанных с производством, значительно повышает работоспособность отдельно взятого менеджера.

Совместная работа

Для максимально качественной коммуникации сейчас многие пользователи мобильных устройств используют видео-звонки или иные средства связи, позволяющих с полной отдачей вести деловые переговоры.  А возможности современных интернет-приложений позволяют без проблем подключаться к корпоративным сетям, и тут следует сказать спасибо сотрудникам ITотделов, которые предоставляют для этого необходимые каналы связи.

Несомненно, каждый руководитель будет решать сам, будет ли он предоставлять своим подчиненным необходимую свободу действий, для работы в мобильном варианте. Однако также стоит задуматься и о том, что в скором времени на такой способ ведения бизнеса перейдут девяносто процентов компаний, так как технологии не стоят на месте, и от будущего никому  скрыться не удастся. В любом случае, все идет именно к тому, что удаленная работа станет неотъемлемой частью ведения бизнеса, остается лишь решить, будет ли это осознанное решение, которое даст некоторые преимущества в будущем, или все произойдёт самостоятельно, но момент извлечения максимальной выгоды будет упущен.

Не стоит забывать, конечно, и том, что придется столкнуться с некоторыми проблемами  из-за удаленности своих сотрудников. Например, есть риск, что данные компании, которые не желательны для просмотра третьими лицами, будут сохранены в память мобильного гаджета сотрудника, и не исключено, что сделано это будет намеренно для передачи сторонней организации.  Кроме того, существует угроза того, что облачные хранилища или сетевые документы будут выложены в публичное пользование без согласия самого сотрудника.

Для предотвращения подобных ситуаций необходимо просто установить некоторые приложения, которые будут отображать, какие манипуляции с корпоративными документами производит сотрудник, при этом личные его данные не будут затронуты.

Первые шаги к удаленному сотрудничеству

Самое главное, что необходимо будет сделать перед началом удаленной работы, это заранее распланировать все действия  сотрудника, который будет работать удаленно. Для этого необходима проверка информационной системы, которой пользуется удаленный сотрудник, —   она должна отвечать всем требованиям современных технологий, с учетом того, что в будущем они будут улучшаться.  После окончания проверки сотруднику можно будет предоставить доступ ко всем необходимым корпоративным данным.

В итоге хочется сказать, что будущее останется за мобильными технологиями, когда для связи с клиентом или сотрудником вам достаточно будет вызвать их по видеосвязи, которая позволит решить все задачи, связанные с бизнесом. А сотрудник получит свободу, позволяющую вместо сидения в офисе заниматься работой в более спокойной обстановке у себя дома.